Las políticas contenidas en el presente documento se elaboraron teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012 y la Circular 02 de noviembre de 2015  de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las  políticas que se describen a continuación se aplican al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y controle  VALPS SAS con domicilio en la Carrera 12 No. 89-33 Piso 6 Bogotá D.C, correo electrónico comunicacion@valps.com teléfono 57 (1) 7561220.

Las políticas y procedimientos contenidos  en el presente documento aplican a las bases de datos  y registros históricos que maneja VALPS SAS cuyo período de vigencia va hasta la duración total de la empresa.

1. 1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES RECOGIDOS POR VALPS SAS

Los datos personales respecto de los cuales VALPS SAS  ostenta el carácter de responsable son incluidos en bases de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:

1.Prestacion de servicios inherentes a la disciplina contable;

2. Prestación de servicios de revisoría fiscal y de auditoria;
3. Prestación de servicios de administración delegada;
4. Servicios de outsourcing administrativo de gestión;
5. Suministro de servicios de gestión empresarial.

La información objeto de tratamiento por parte de VALPS SAS podrá ser transmitida para uso de terceros únicamente cuando medie con esos terceros contrato suscrito con VALPS SAS y para propósitos similares o análogos a los arriba indicados.

2. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN NUESTRAS BASES  DE DATOS

 De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la  Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VALPS SAS, en su condición de responsable del tratamiento.
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a VALPS SAS en su condición de Responsable del Tratamiento.
3. c) Ser informado por VALPS SAS previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento
5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de la información tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su  obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos de acceso, consulta, rectificación y actualización de la información las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos, a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

• Nuestras dependencias físicas, en el área encargada de la protección de datos Servicio al Cliente, ubicada en la Carrera 12 No. 89-33 Piso 6 de Bogotá D.C., correo electrónico soletanche  y teléfono 57 (1) 7561220.
• La dirección electrónica, comunicación@valps.com

Los anteriores mecanismos se han habilitado para que los titulares de información o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre puedan ejercer los siguientes derechos:

1. DERECHO DE ACCESO: El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de VAPLS el titular de información podrá elevar una  solicitud  indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes  consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en  la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la gerencia administrativa, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:

• El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad;
• Su representante, previa acreditación de la representación;
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél,  se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por VALPS SAS  y contener, como mínimo,  la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4. DATOS SENSIBLES

De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581  de 2012 se consideran como datos  sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

En el evento en que el tratamiento involucre datos calificados por la ley como sensibles VALPS SAS  deberá contar con expresa y previa autorización de tratamiento y se obliga a hacer uso de los mismos de conformidad con  las reglas establecidas en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013.

5. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LA PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS

El área  responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, es Servicio al Cliente, ubicada en la Carrera 12 # 89-33 Piso 6 Bogotá D.C., correo electrónico comunicación@valps.com y teléfono 57 (1) 7561220

Las política de tratamiento de la información contenida en el presente documento entra en vigencia a partir de marzo de 2016